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文档一体化管理工具、平台或系统，通过收集、管理、共享、更新、创新等过程，快速获取内外部的知识并加以储备，这些知识可以高效地输送到单位组织的每一个成员；提高工作成效，减少错误率和重复性工作。从系统的角度进行思考，这将成为组织的智慧资本，有助于帮助单位组织做出正确决策，适应时代的高速发展，应对市场变迁。简而言之，单位组织的文档一体化管理就是知识收集、存储、管理、共享、迭代、创新、再利用的一个全生命周期过程。
文档一体化管理系统应该涵盖哪些基础功
1、多元化收集知识
支持多种类型的知识，如图片、视屏、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等。
2、方便结构化存储
对于企事业单位组织来说，知识的存储量较大较杂，需要文档一体化管理工具，结构化分类存储，例如多级栏目、多属性、多标签、多条目、甚至可以自定义管理....
3、简单、易学、易操作
单位组织的文档一体化管理系统在使用上越简单越好，做到人人皆是知识创作者，人人都是知识的运用者。不方便操作，无法让所有人的知识方便管理，那么单位的文档一体化管理效果将大大折扣。
4、文档一体化管理系统使用成本
使用成本的高低关乎性价比，单位组织在文档一体化管理平台选择上，建议大家选择试错成本低的工具，比如企业专门研发的方向是文档、档案管理为基础的文档一体化管理平台，通常比较靠谱，多考虑的是协同、沉淀、分享、安全；若是建立在OA基础上的文档一体化管理系统，重视的就是流程管理，往往在沉淀和规范利用方面比较缺乏，所以建议大家多调研产品研发背景和产品的真正优势和强项。当然，现在市场上有很多专业做文档一体化管理系统的企业，比如会博通综合文档一体化管理系统专注研发已经超30年。
5、查询与分享功能是否好用
分享的便利性很大程度影响到知识的流通与利用，是文档一体化管理工具必备的重中之重。分享不方便无法解决信息孤岛的情况。对于内容资料很多的知识库而言，一个好的搜索功能是刚需，全文检索，条目检索，关键词检索，依权限检索等等已经成为优秀文档一体化管理系统的高级评价范畴。
6、编辑轻松多人协作
文档一体化管理系统除了存储管理外很重要的一点是编辑内容，编辑就要考虑编辑器是否好用，主流编辑方式是否都具备，团队协同编辑功能几乎必不可少，毕竟是和团队使用的文档一体化管理平台，伴随着协作编辑，操作记录痕迹的永久化保存就显得异常重要。小编目前了解到操作痕迹永久保存这部分，做得最好的文档一体化管理系统首推“会博通”。
7、多重权限管理，数据可备份
文档一体化管理系统是企业单位组织资料的汇总平台，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权利，从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云知识库平台就应提供此类的功能。
